Salesforceでタスク管理〜ガントチャートを簡単に作成・共有〜

スケジュールやタスク管理にガントチャートを利用したことはありますか?製造業・建設業・IT業などでは、スケジュールの作成や進捗・工程管理にガントチャートを慣習的に利用していることから、馴染みのある方も多いと思います。

Salesforceをご利用または検討中のお客様からも、Salesforceでガントチャートを使ってタスク管理をしたいという声を多数頂いています。そこで、今回はガントチャートを使ったタスク管理について、また、Salesforceを使ったタスク管理の方法についてご紹介したいと思います。

ガントチャートとは

ガントチャートとは、プロジェクト管理やタスク管理などで工程を管理するために用いられる表のことで、工程を視覚的に表現するために使用します。プロジェクトやタスクの各工程を作業単位に分解し、横棒の長さによって開始日と終了日を表すことで、作業を漏らすことなく、全体の流れを確認することができます。また、担当者や開始日、終了日、進捗を入力することで、誰がいつまでに何をしなければならないのか、進捗はどうなのかが即座に把握できます。ガントチャートは、管理者やメンバーにとって非常に有効なタスク管理方法といえます。

ガントチャートといえば Excel (エクセル)?

弊社でも以前、スケジュールの作成をExcelで行っていました。タスク名や開始日・終了日を入力し、ガントチャートで全体の工程を表すものです。Excelは使い慣れたツールではありますが、いくつか難点があり、進捗管理というよりExcelを更新することに手間がかかるようになってしまい、次第に利用されなくなっていきました。

Excelでガントチャートを作成していたときの課題

・会社でないと確認できない
・ガントチャートの表示設定が面倒臭い
・期間を伸張する度に休日や祝日の設定をしなければならない
・変更履歴が残らないので誰がいつ変更したかがわからない
・タスクの調整が難しい

Excelでガントチャートを作成

こうした課題を解決するツールとして開発されたのが「SMAGANN」です。

SMAGANNでかんたんタスク管理

SMAGANNは「誰でも簡単に使えるタスク管理ツール」をコンセプトに開発されたSalesforce向けタスク管理ツールです。

進捗管理はもちろん、複数プロジェクトの横断ビュー、忙しさがみえる仕事量グラフ、ガントのPDF出力など、様々な機能で日々のタスクの管理・調整業務の負荷を軽減します。

SMAGANNで簡単にガントチャートを作成

いつでもどこでも情報を共有できる

SMAGANNはSalesforce上で稼働するため、インターネットとPCがあれば会社に戻らなくてもタスクの状況を確認・更新することができます。

ガントチャートがサクサク作れる

キーボード入力やマウスのドラッグ操作に対応しているなど、ガントチャートが直感的に作成できます。難しい設定は必要ありません。毎日の進捗管理にかかる時間を大幅に削減してくれます。

休日や祝日の設定も簡単

休日(初期設定は土日)は曜日ごとに設定でき、祝日のような特定の日を休日とする場合も日付を設定することで簡単にガントチャートに反映されます。

変更履歴が残る

ガントチャートを更新する度に自動で変更履歴を記録するので、誰がいつ何を更新したのかがわかります。

タスクの調整も簡単

ユーザ別に工数グラフを確認しながらタスクを調整できるので、無理なくタスクを割り当てることができます

Salesforceでタスクを管理してみよう

SMAGANNの30日間無料トライアルを利用して、Salesforce上でタスクの管理を行います。

1. Salesforceの組織を準備します

Salesforceを利用していない方はSalesforceの無料トライアル環境を取得してください。こちらも30日間無料でご利用いただけます。

2. SMAGANNをインストールしてタスクを作成します

SMAGANNをインストールします

00:12

インストールの詳細についてはSMAGANNヘルプ|インストールをご覧ください。必ず、インストールの前にはじめにの設定が行われていることをご確認ください。

SMAGANNをインストールします

ライセンスを割り当てます

01:21

使用するユーザにライセンスを割り当てます
※Sandboxにインストールした場合は必要ありません

ライセンスを割り当てます

権限セットを割り当てます

01:38

使用するユーザに権限セットを割り当てます

権限セットを割り当てます

SMAGANNを開きます

02:32

SMAGANNはClassicでもLightning Experienceでもご利用いただけます。

SMAGANNヘルプ|Classicでのご利用方法
SMAGANNヘルプ|Lightning Experienceでのご利用方法

SMAGANNを開きます

初期設定を行います

03:08

タスク管理の対象とするオブジェクト(標準・カスタムオブジェクトいずれも可)や、ユーザ毎のガントの色を設定することができます。

SMAGANNヘルプ|初期設定

初期設定を行います

マスタを作成します

03:31

マスタ名やリリース状況、編集権限の設定を行います。

SMAGANNヘルプ|マスタを作成する

マスタを作成します

ガントチャートを作成します

03:56

ガントチャートでタスクを登録していきます。タスクには、タスク名、担当者、開始日、終了日、工数、状況、進捗、備考などを登録することができます。

SMAGANNヘルプ|ガントを作成する

ガントチャートを作成します

ガントチャートを保存して完了です

06:50

ガントチャートを作成すると、今日のタスクや仕事量グラフ、変更履歴管理など様々な機能が利用できるようになります。

ガントチャートが完成しました

3. SMAGANNを活用してタスクの管理を円滑に行いましょう

SMAGANNには、仕事量グラフや調整機能、変更履歴管理、PDF出力など様々な機能があります。これらの機能を利用すれば、日々のタスクの管理・調整業務の負荷を軽減することができます。30日間はフリーで利用できるので、気になった方はぜひ使ってみてください。

SMAGANN - タスク・スケジュール管理 - 仕事量グラフ
SMAGANN - タスク・スケジュール管理 - 調整
SMAGANN - タスク・スケジュール管理 - PDF出力
SMAGANN - タスク・スケジュール管理

SMAGANNの各機能の詳細については、製品ページまたはSMAGANNヘルプサイトをご覧ください。

お気軽にお問い合わせください

アプリケーションに関するご相談、デモ依頼等ございましたら
是非お気軽にお問い合わせください

SMAGANN

無料アプリ「Smart Follow List」をリリースしました

この度Chatterでフォローしているレコードをまとめて表示・フォロー解除できる無料アプリ「Smart Follow List」をリリースしました。ここではその特徴をご紹介したいと思います。

フォローとは?

Chatterにはフィード機能というものがあり、商談のステータスの変更、プレゼンテーション資料のアップロードなど、社内で起こっていることをリアルタイムに収集、把握することができます。特に重要なレコードはフォローすることによって何かアクションが起こる度にすぐにChatter上に通知させることができます。

Smart Follow List の特徴

Smart Follow List には大きく以下の特徴があります。

  • フォローしているレコードを一覧で閲覧、まとめてフォロー解除が可能
  • Salesforce Classic, Lightning Experience, Salesforce1 のいずれのモードでも利用可能
  • 無料

– フォローしているレコードを一覧で操作可能

レコードをフォローをするのは簡単ですが、ほとんどの方がフォローしたレコードを1件1件記憶したりはしていないと思います。そんな時フィードの更新も無くなったレコードを探すには、下の図のようにリストビューを開いて、フォローしているものを探して、また次のリストビューを開いて、、、、という具合に1つ1つ手作業で調べる必要があります。

【フォローしているレコードを探して解除する】

Follow_Search

ところが Smart Follow List を使えば1画面にフォローしているすべてのレコードが表示されます。これで抜け漏れなく不要になったレコードのフォロー解除を行うことが簡単にできます。

【フォローしているレコードを探して解除する:Smart Follow List の場合】

FollowApp_Search

– Classicは勿論、LEX、Salesforce1にも対応

Smart Follow List は今までのデスクトップUIのSalesforce Classicから最新のLightining Experience(LEX)、モバイル向けのSalesforce1まですべてのモードでお使いいただけます。特にLEXやSalesforce1ではリストビューからのフォロー解除が行えませんが、Smart Follow List ならいずれのモードでもまとめてフォロー解除が行えます。

画面イメージ(クリックで拡大されます)

– 無料のアプリケーションです

Smart Follow List はAppExchangeにて無償で提供しているアプリです。Chatterのフォロー機能もSalesforceユーザであれば無料で使えるサービスですので、追加の費用は一切かかりません。

またアプリに含まれるカスタムタブなどは組織の制限に含まれませんので、どなたでもお気軽にお試しいただけます。


いかがでしたか?

何か不都合が生じない限りフォローしているレコードを確認しないというお客様も多いかもしれません。ですがこのアプリがあれば気軽に確認することができます。これを機に一度ご自分のフォローしているレコードを整理してみるというのはどうでしょうか?

Smart Follow List を使ってみたい!という方はこちらの「今すぐ入手」ボタンからどうぞ

ToDoをもっと便利に活用しよう

SalesforceのToDoが付箋になったら・・・そんな発想から誕生した「Smart ToDo ことりすと」が近日リリースされます。

 

「@Aさん ○○のレビューをお願いします。」
「@Bさん ××までにこの商談に関するリマインドのメール出してください」
・・・など、
誰かにちょっとした作業を依頼する手段として、以前まではChatterをフル利用していました。
関連するレコードをメンションすることで、履歴を残すやり方としてはとてもよい方法でしたが、次第にこんな課題がでてきます。

  • 作業依頼の投稿で、重要な投稿が埋もれる
  • 投稿が多すぎて、作業依頼の投稿を見落とす
  • メンションした相手が作業依頼に気付いているかがわからない
  • 「いいね!」は、「了解しました!」なのか「完了しました!」なのか分からなくなってくる
  • 結果、結局口頭での確認が増える

などなど。。。

そもそもSalesforceにはToDoという機能があるのだから、それを有効活用できないか・・・。
でもChatterは使いたい!
そこで誕生したのが、『Smart ToDo ことりすと』です。

今ではことりすとが大活躍

今まで作業依頼はメモ帳に記載したり、無料の付箋ソフトを使ってみたりしていましたが、これでもう状況が一目瞭然!期日や状況もパッと見でわかります。
相手に依頼した作業も表示を切り替えれば同じように確認できるので、ToDoに気づいているか、着手しているのかも、相手に聞かなくてもわかるようになりました。

ToDoはドラッグ&ドロップでステータスを移動することができます。

OtherToDo

他のユーザから任命されたToDoは新着プレゼントボックスに届くので、今までのように投稿に気が付かず埋もれてしまったり、口頭で確認するという問題が解消されました。
ToDoが届いたり状況やコメント、期日などを更新するとフィード追跡で変更内容だけがChatterに投稿されるので、作業依頼をChatterでしていた頃よりフィードがすっきりし、重要な投稿が埋もれなくなりました。

ToDoPresent

Lightningで使用できるアプリケーションですが、まだLightning Experienceへの切替を行っていない方は、モバイルやタブレットのSalesforce1アプリケーションでもご利用いただけます♪
ことりすとは近日リリース予定です。(無料
是非お試しください。

フォロー件数の上限に達した!

商談や取引先を担当している営業の方や、営業サポートの方など、こんな問題に直面したことはありませんか?

Salesforceでフォローできるレコード上限は500件までです。(2016年4月現在)

特に、「作成したレコードを自動的にフォローする」という設定をしていると気が付かない間にフォローが増えてしまい、Chatterフィードの投稿がフォローしているレコードに関する投稿でいっぱいになってしまいます。

重要な投稿を見逃さないためにはChatterのフォローの整理も重要です。

フォローを外す

では、いざフォローを整理しようとすると・・・・

商談、取引先、レポート、ファイルなど、各タブを開いて1つずつフォローを解除していく必要があります。

それでは面倒くさい!という方にお勧めしたいのが、『Smart Follow List

FollowList

フォローしているすべてのレコードが一覧から一括でフォローを解除することができます。Lightning Experienceに切り替えていない方もClassicやモバイルでも使用できます。
こちらは近日リリース予定です♪(無料