Salesforceでタスク管理〜ガントチャートを簡単に作成・共有〜

投稿日 2016年11月22日2023年11月9日

スケジュールやタスク管理にガントチャートを利用したことはありますか？製造業・建設業・IT業などでは、スケジュールの作成や進捗・工程管理にガントチャートを慣習的に利用していることから、馴染みのある方も多いと思います。

Salesforceをご利用または検討中のお客様からも、Salesforceでガントチャートを使ってタスク管理をしたいという声を多数頂いています。そこで、今回はガントチャートを使ったタスク管理について、また、Salesforceを使ったタスク管理の方法についてご紹介したいと思います。

ガントチャートとは、プロジェクト管理やタスク管理などで工程を管理するために用いられる表のことで、工程を視覚的に表現するために使用します。プロジェクトやタスクの各工程を作業単位に分解し、横棒の長さによって開始日と終了日を表すことで、作業を漏らすことなく、全体の流れを確認することができます。また、担当者や開始日、終了日、進捗を入力することで、誰がいつまでに何をしなければならないのか、進捗はどうなのかが即座に把握できます。ガントチャートは、管理者やメンバーにとって非常に有効なタスク管理方法といえます。

Smart Report Meisterでもっとも人気の帳票テンプレートは．．．

投稿日 2016年10月14日2016年11月8日

テンプレートの中で最も人気が高いのが見積書です。
SalesforceはSFAとしての利用が多いため、当然と言えば当然の結果かもしれませんが、2位のテンプレートとは5倍以上の開きがあり、ご用意しているテンプレートの中でダントツの一番人気となっています。

Salesforceを使って商談を管理されているお客様にとって、
「商談や見積から見積書を出したい」
という要望が帳票ニーズの中でも非常に強いことが良くわかる結果となっています。

お客様からのお問合せも、見積書に関連するお問合せが最も多く
・承認申請と連動して承認者の印影を出力したい
・社印やロゴなどの画像を合わせて出力したい
・見積書の表示と合わせて添付ファイルとして残せるようにしたい
など見積の承認フローとの連動や見積書の履歴管理などがケースとしてあります。

こういったケースでどのようにお使いいただいているかについては、また改めてご紹介していきたいと思います。

営業担当に聞きました！Smart Report Meisterをどのように活用していますか

投稿日 2016年9月2日2023年11月9日

実は以前は、見積依頼を頂くたびに毎回見積書をExcelで作成していました。Salesforceに案件情報と見積情報を登録していたので、Excelの見積書とSalesforceの両方に同じデータを入力しなければならず、二重入力になっていました。また、作成した見積書は社内の共有サーバだけに保管していましたので、外出先で過去の見積書を確認したい時にすぐに確認することができませんでした。

予めSalesforceに登録した顧客情報や案件情報が利用されるので、一度入力すればその情報で見積書が出力され、二重入力による手間や間違いがなくなりました。また、Salesforceで出力・保存できるようになり、関係者との情報共有や確認がしやすくなったり、急な対応で外出先から見積書を出力したり、過去の見積書を確認することができるようになりました。

Excelで見積書を作成していた時はSalesforceへのデータの蓄積があまり進んでいませんでした。営業としては、見積書を出力するためにデータを入力する部分もあるので、多忙な中で２つのシステムにデータを入力しなければならない場合、お客様向けの見積書が出力できる方への入力を優先してしまうからです。

Smart Report Meisterを導入してからは、Salesforceにデータを入力すれば見積書が出力できるようなり、報告・情報共有もされ、自然とSalesforceにデータを蓄積することができるようになりました。

無料アプリ「Smart Follow List」をリリースしました

投稿日 2016年6月29日2023年11月9日

レコードをフォローをするのは簡単ですが、ほとんどの方がフォローしたレコードを1件1件記憶したりはしていないと思います。そんな時フィードの更新も無くなったレコードを探すには、下の図のようにリストビューを開いて、フォローしているものを探して、また次のリストビューを開いて、、、、という具合に1つ1つ手作業で調べる必要があります。

【フォローしているレコードを探して解除する】

ところが Smart Follow List を使えば1画面にフォローしているすべてのレコードが表示されます。これで抜け漏れなく不要になったレコードのフォロー解除を行うことが簡単にできます。

【フォローしているレコードを探して解除する：Smart Follow List の場合】

Smart Follow List は今までのデスクトップUIのSalesforce Classicから最新のLightining Experience(LEX)、モバイル向けのSalesforce1まですべてのモードでお使いいただけます。特にLEXやSalesforce1ではリストビューからのフォロー解除が行えませんが、Smart Follow List ならいずれのモードでもまとめてフォロー解除が行えます。

画面イメージ(クリックで拡大されます)

GrapeCity Barcode for Salesforce + スマレポで帳票にバーコードを出力！

投稿日 2016年6月3日2016年6月3日

例えば商品コードからバーコードを生成するとこんな感じです。(画面への出力はvisualforceを使っています)

これをスマレポと組み合わせると、、、

バーコード付きの商品一覧を簡単に出力できました！

もちろん出力されたバーコードはリーダーで読み取ることが出来るので、棚卸し業務での利用などが考えられます。

あるいは、Salesforceの展示会や企業の製品セミナーなどで一般的になっているQRコード付きの受講票・参加票などでも必要なデータさえそろっていれば、、、

こんな風にスマレポでデザインして出力が可能です！(実際こんなサイズの受講票無いと思いますが)

ToDoをもっと便利に活用しよう

投稿日 2016年5月12日2016年5月13日

SalesforceのToDoが付箋になったら・・・そんな発想から誕生した「Smart ToDo ことりすと」が近日リリースされます。

「@Aさん　○○のレビューをお願いします。」
「@Bさん　××までにこの商談に関するリマインドのメール出してください」
・・・など、
誰かにちょっとした作業を依頼する手段として、以前まではChatterをフル利用していました。
関連するレコードをメンションすることで、履歴を残すやり方としてはとてもよい方法でしたが、次第にこんな課題がでてきます。

作業依頼の投稿で、重要な投稿が埋もれる
投稿が多すぎて、作業依頼の投稿を見落とす
メンションした相手が作業依頼に気付いているかがわからない
「いいね！」は、「了解しました！」なのか「完了しました！」なのか分からなくなってくる
結果、結局口頭での確認が増える

などなど。。。

そもそもSalesforceにはToDoという機能があるのだから、それを有効活用できないか・・・。
でもChatterは使いたい！
そこで誕生したのが、『Smart ToDo ことりすと』です。

今まで作業依頼はメモ帳に記載したり、無料の付箋ソフトを使ってみたりしていましたが、これでもう状況が一目瞭然！期日や状況もパッと見でわかります。
相手に依頼した作業も表示を切り替えれば同じように確認できるので、ToDoに気づいているか、着手しているのかも、相手に聞かなくてもわかるようになりました。

ToDoはドラッグ＆ドロップでステータスを移動することができます。

他のユーザから任命されたToDoは新着プレゼントボックスに届くので、今までのように投稿に気が付かず埋もれてしまったり、口頭で確認するという問題が解消されました。
ToDoが届いたり状況やコメント、期日などを更新するとフィード追跡で変更内容だけがChatterに投稿されるので、作業依頼をChatterでしていた頃よりフィードがすっきりし、重要な投稿が埋もれなくなりました。

フォロー件数の上限に達した！

投稿日 2016年5月11日2016年5月13日

商談や取引先を担当している営業の方や、営業サポートの方など、こんな問題に直面したことはありませんか？

Salesforceでフォローできるレコード上限は500件までです。(2016年4月現在)

特に、「作成したレコードを自動的にフォローする」という設定をしていると気が付かない間にフォローが増えてしまい、Chatterフィードの投稿がフォローしているレコードに関する投稿でいっぱいになってしまいます。

重要な投稿を見逃さないためにはChatterのフォローの整理も重要です。

では、いざフォローを整理しようとすると・・・・

商談、取引先、レポート、ファイルなど、各タブを開いて１つずつフォローを解除していく必要があります。

それでは面倒くさい！という方にお勧めしたいのが、『Smart Follow List』

フォローしているすべてのレコードが一覧から一括でフォローを解除することができます。Lightning　Experienceに切り替えていない方もClassicやモバイルでも使用できます。
こちらは近日リリース予定です♪（無料）

Smappiの新機能にエリア自動認識機能が追加ー簡単にデータの視覚化が可能に

投稿日 2016年3月18日2023年11月9日

方法	概要	こんなケースにおすすめ
オートプロット	指定したデータ項目の値に応じて図面上に自動でマッピングする機能です。	社員の経験年数と単金など、データを2軸で表現したいマンションのフロア数と部屋の並び順など、機械的に配置位置が決定できる単純にデータを一覧で表示したい
エリア自動認識	図面上の任意の位置にデータを配置すると、その周辺に描かれている線や色を認識して自動でエリア設定する機能です。	図面上にエリアが描かれているエリアの大きさが様々である図面に沿ってエリアを設定したい
手動プロット	図面上の任意の位置に手動で任意の形を設定する機能です。	複雑な形のエリアに配置したいオートプロットや自動認識で設定したエリアを微調整したい複雑な形を連続して配置したい

機械的に配置位置が決定できる場合は、オートプロットの利用が最も適しています。

例えば、マンションの各部屋はフロア数と部屋順によって機械的にデータの配置場所を決定することができます。このような場合は、フロア数の項目と部屋数の項目をオートプロットの指標に設定することによって、すべてのデータを自動で配置することができます。

配置したデータの値に変更があった場合は、再度オートプロットを実行する必要があります。Smappiでは、変更があったデータだけオートプロットを実行することも可能ですし、すべてのデータに対して一括(スケジュール)実行することも可能です。データの更新頻度に応じて設定できます。

図面に応じてデータを配置したい場合は、エリア自動認識の利用が最も適しています。

データを図面上の任意の位置に配置すると、周辺の色や線を認識して自動でエリアを伸長してくれます。エリアが想定した形にならない場合でも、手動で細やかに修正することが可能です。

また、キーボード入力に対応しているため、連続してデータをプロットすることが可能です。最初の設定作業に時間を取られることなく、すぐにご利用いただけます。

セル内の文字を改行または折り返して表示する方法

投稿日 2016年2月24日2016年2月24日

以下のような長い文字列が入力されたデータ項目があるとします。

Smart Report Meisterはセールスフォース上で帳票の作成および出力が簡単にできるアプリケーションです。ブラウザで動作するデザイナーで出力したい文字や書式の設定、データ項目を配置することにより、セールスフォースから出力したいデータを帳票に出力できるようになります。VisualforceやApexなどの専門知識は不要です。

このデータ項目をデザイナー上で配置してそのまま出力します。※わかりやすいようにセルを罫線で囲んでいます