弊社でも以前、スケジュールの作成をExcelで行っていました。タスク名や開始日・終了日を入力し、ガントチャートで全体の工程を表すものです。Excelは使い慣れたツールではありますが、いくつか難点があり、進捗管理というよりExcelを更新することに手間がかかるようになってしまい、次第に利用されなくなっていきました。

Excelでガントチャートを作成していたときの課題

・会社でないと確認できない
・ガントチャートの表示設定が面倒臭い
・期間を伸張する度に休日や祝日の設定をしなければならない
・変更履歴が残らないので誰がいつ変更したかがわからない
・タスクの調整が難しい

こうした課題を解決するツールとして開発されたのが「SMAGANN」です。

SMAGANNは「誰でも簡単に使えるタスク管理ツール」をコンセプトに開発されたSalesforce向けタスク管理ツールです。

進捗管理はもちろん、複数プロジェクトの横断ビュー、忙しさがみえる仕事量グラフ、ガントのPDF出力など、様々な機能で日々のタスクの管理・調整業務の負荷を軽減します。

SMAGANNの30日間無料トライアルを利用して、Salesforce上でタスクの管理を行います。

1. Salesforceの組織を準備します

Salesforceを利用していない方はSalesforceの無料トライアル環境を取得してください。こちらも30日間無料でご利用いただけます。

2. SMAGANNをインストールしてタスクを作成します

3. SMAGANNを活用してタスクの管理を円滑に行いましょう

SMAGANNには、仕事量グラフや調整機能、変更履歴管理、PDF出力など様々な機能があります。これらの機能を利用すれば、日々のタスクの管理・調整業務の負荷を軽減することができます。30日間はフリーで利用できるので、気になった方はぜひ使ってみてください。

SMAGANNの各機能の詳細については、製品ページまたはSMAGANNヘルプサイトをご覧ください。

2014年6月に自社に導入しています。たとえば見積書や注文書の場合には、もともとSalesforceに入力している顧客情報・案件情報を利用しているので、最低限の見積情報だけを登録してSmart Report Meisterの出力ボタンを押して出力しています。出力した文書は、自動的にメモ＆添付ファイルに保存して管理しています。また、内部回覧・保管用の書類も同時に出力しています。

レコードをフォローをするのは簡単ですが、ほとんどの方がフォローしたレコードを1件1件記憶したりはしていないと思います。そんな時フィードの更新も無くなったレコードを探すには、下の図のようにリストビューを開いて、フォローしているものを探して、また次のリストビューを開いて、、、、という具合に1つ1つ手作業で調べる必要があります。

【フォローしているレコードを探して解除する】

ところが Smart Follow List を使えば1画面にフォローしているすべてのレコードが表示されます。これで抜け漏れなく不要になったレコードのフォロー解除を行うことが簡単にできます。

【フォローしているレコードを探して解除する：Smart Follow List の場合】

グレープシティ株式会社からSalesforce上でバーコードが出力できるGrapeCity Barcode for SalesforceというサービスがAppExchangeよりリリースされています。

サービスの紹介の中で弊社のスマレポとの連携方法についても詳しく書かれていたので早速試してみました！

例えば商品コードからバーコードを生成するとこんな感じです。(画面への出力はvisualforceを使っています)

これをスマレポと組み合わせると、、、

バーコード付きの商品一覧を簡単に出力できました！

もちろん出力されたバーコードはリーダーで読み取ることが出来るので、棚卸し業務での利用などが考えられます。

あるいは、Salesforceの展示会や企業の製品セミナーなどで一般的になっているQRコード付きの受講票・参加票などでも必要なデータさえそろっていれば、、、

こんな風にスマレポでデザインして出力が可能です！(実際こんなサイズの受講票無いと思いますが)

ここでは2つの例をご紹介しましたが、バーコードが出力できることでスマレポの使い道もグッと広がります。

詳しくは技術記事「帳票アプリ「スマレポ！」とWeb APIで連携してバーコード帳票を実現」をご参照ください。

ちょっとでも興味を持たれた方は30日間の無料トライアルもあるということですので、是非お試しください！

今まで作業依頼はメモ帳に記載したり、無料の付箋ソフトを使ってみたりしていましたが、これでもう状況が一目瞭然！期日や状況もパッと見でわかります。
相手に依頼した作業も表示を切り替えれば同じように確認できるので、ToDoに気づいているか、着手しているのかも、相手に聞かなくてもわかるようになりました。

ToDoはドラッグ＆ドロップでステータスを移動することができます。

他のユーザから任命されたToDoは新着プレゼントボックスに届くので、今までのように投稿に気が付かず埋もれてしまったり、口頭で確認するという問題が解消されました。
ToDoが届いたり状況やコメント、期日などを更新するとフィード追跡で変更内容だけがChatterに投稿されるので、作業依頼をChatterでしていた頃よりフィードがすっきりし、重要な投稿が埋もれなくなりました。

Lightningで使用できるアプリケーションですが、まだLightning Experienceへの切替を行っていない方は、モバイルやタブレットのSalesforce１アプリケーションでもご利用いただけます♪
ことりすとは近日リリース予定です。（無料）
是非お試しください。

データを視覚化することによって、データへのアクセス性が向上し、これまで見えていなかったデータ間の関連性や位置関係に気付くことができます。

今すぐ始められる30日間無料トライアルで、ぜひ気軽に試してみてください。

Smappiヘルプ：無料トライアル

Smappiヘルプ：データプロット方法

Smappiヘルプ：オートプロットをはじめる

帳票を作成していて、入力した文字列や配置したデータの文字数が多くてセル内に収まらない場合に、改行したり折り返してセル内に収めたい場合があるかと思います。今回は、スマレポでセル内の文字列をセル幅で折り返して出力する方法をご紹介します。

以下のような長い文字列が入力されたデータ項目があるとします。

このデータ項目をデザイナー上で配置してそのまま出力します。※わかりやすいようにセルを罫線で囲んでいます

セル幅を超えて、右側に一行で伸びていきます。印刷範囲を超えた文字列は表示されません。

セル幅で折り返して表示するには、文字列を折り返したいセルを選択し、折り返しボタンをクリックして保存します。

セル幅で文字列が折り返されて出力されました。

出力する文字列が半角英数字の場合、折り返し設定をしていても単語の途中では折り返さない仕様となっています。

連続する英数字は単語と推定され、単語の途中で切り離すことにより、異なる意味になることを避けるためです。半角英数字を折り返したい場合は、折り返したい位置に半角スペースを入れることにより、半角スペースの位置で文字列が折り返されるようになります。

例）「SmartReportMeister」→「Smart Report Meister」

セルの高さに対して出力する文字数が多いと、高さが足りずに自動でセルの高さを広げてしまい、それより下のレイアウトがずれてしまいます。レイアウトが崩れる原因となりますので、あらかじめ対象のセルに十分な高さを設定するようにしてください。

スマレポヘルプ：スタイルを設定する

Salesforce向け帳票作成ツール「Smart Report Meister」（以下スマレポ）を利用して、３分程度で簡単に見積書を作成してみようと思います。