弊社でも以前、スケジュールの作成をExcelで行っていました。タスク名や開始日・終了日を入力し、ガントチャートで全体の工程を表すものです。Excelは使い慣れたツールではありますが、いくつか難点があり、進捗管理というよりExcelを更新することに手間がかかるようになってしまい、次第に利用されなくなっていきました。

Excelでガントチャートを作成していたときの課題

・会社でないと確認できない
・ガントチャートの表示設定が面倒臭い
・期間を伸張する度に休日や祝日の設定をしなければならない
・変更履歴が残らないので誰がいつ変更したかがわからない
・タスクの調整が難しい

こうした課題を解決するツールとして開発されたのが「SMAGANN」です。

SMAGANNは「誰でも簡単に使えるタスク管理ツール」をコンセプトに開発されたSalesforce向けタスク管理ツールです。

進捗管理はもちろん、複数プロジェクトの横断ビュー、忙しさがみえる仕事量グラフ、ガントのPDF出力など、様々な機能で日々のタスクの管理・調整業務の負荷を軽減します。

SMAGANNの30日間無料トライアルを利用して、Salesforce上でタスクの管理を行います。

1. Salesforceの組織を準備します

Salesforceを利用していない方はSalesforceの無料トライアル環境を取得してください。こちらも30日間無料でご利用いただけます。

2. SMAGANNをインストールしてタスクを作成します

3. SMAGANNを活用してタスクの管理を円滑に行いましょう

SMAGANNには、仕事量グラフや調整機能、変更履歴管理、PDF出力など様々な機能があります。これらの機能を利用すれば、日々のタスクの管理・調整業務の負荷を軽減することができます。30日間はフリーで利用できるので、気になった方はぜひ使ってみてください。

SMAGANNの各機能の詳細については、製品ページまたはSMAGANNヘルプサイトをご覧ください。

レコードをフォローをするのは簡単ですが、ほとんどの方がフォローしたレコードを1件1件記憶したりはしていないと思います。そんな時フィードの更新も無くなったレコードを探すには、下の図のようにリストビューを開いて、フォローしているものを探して、また次のリストビューを開いて、、、、という具合に1つ1つ手作業で調べる必要があります。

【フォローしているレコードを探して解除する】

ところが Smart Follow List を使えば1画面にフォローしているすべてのレコードが表示されます。これで抜け漏れなく不要になったレコードのフォロー解除を行うことが簡単にできます。

【フォローしているレコードを探して解除する：Smart Follow List の場合】

今まで作業依頼はメモ帳に記載したり、無料の付箋ソフトを使ってみたりしていましたが、これでもう状況が一目瞭然！期日や状況もパッと見でわかります。
相手に依頼した作業も表示を切り替えれば同じように確認できるので、ToDoに気づいているか、着手しているのかも、相手に聞かなくてもわかるようになりました。

ToDoはドラッグ＆ドロップでステータスを移動することができます。

他のユーザから任命されたToDoは新着プレゼントボックスに届くので、今までのように投稿に気が付かず埋もれてしまったり、口頭で確認するという問題が解消されました。
ToDoが届いたり状況やコメント、期日などを更新するとフィード追跡で変更内容だけがChatterに投稿されるので、作業依頼をChatterでしていた頃よりフィードがすっきりし、重要な投稿が埋もれなくなりました。

Lightningで使用できるアプリケーションですが、まだLightning Experienceへの切替を行っていない方は、モバイルやタブレットのSalesforce１アプリケーションでもご利用いただけます♪
ことりすとは近日リリース予定です。（無料）
是非お試しください。