現在SMAGANNで扱っているプロジェクトには様々な部門のメンバーが参加しており、部門間連携を行う際に各メンバーの活動状況が見える化できるようになったのは大きな成果です。
各タスクの担当者を明確にすることで作業の責任範囲もはっきりするようになります。
今までは担当者の責任の所在が明確になっておらず、対応が遅れることもありましたが、SMAGANNの導入により、対応の遅れを未然に防ぐことができるようになりました。
また自分の目の前の仕事だけでなく、その前後の工程や周りの仕事との連動が見えるようになったので、プロジェクトを全体的に俯瞰して見ることが可能になりました。
(牛尾谷氏)

スケジュールの更新もPowerPointで作成していた為、更新作業が１人に集中し、3、4時間は掛かっていました。
今は会議前に各々でスケジュールを更新するようにしているので、更新作業に掛かる時間を大幅に削減する事ができました。
リーダーがSMAGANNを使いこなすことでメンバーへお手本となるので、定着していくためにも重要なポイントだと考えています。
(緑川氏)

現在はスケジュールの構築・管理の運用を始めたところですが、イベントやキャンペーンといったプロジェクトは作業内容が大体同じものがあります。
今までもエクセルやパワーポイントの資料は社内サーバにありましたが、SMAGANNで過去のスケジュールが確認できればそこで蓄積した情報が資産化できます。
メンバーが交代した際の引き継ぎ資料としても活用できるので、情報を一元管理して有効に活用していくのが今後の目標です。
(牛尾谷氏、緑川氏)

我々は年間100件ほどのプロジェクトを扱っているのですが、提供するメニュー毎に基本的なタスクは一緒です。SMAGANNなら過去のプロジェクトのマスタや雛型をコピーしてすぐに作り始める事ができます。タスクが連動するようにまとめておけば、タスクの日付をまとめてずらすといったことも簡単にできます。なれてしまえば半日ほど掛かっていたスケジュール作成の時間を30分程度にまで短縮することができました。
おかげで製作チームの余計な負担を削減し、各自のスキルアップのための時間やお客様に注力できる時間が増やせました。決められた見積の中でいかにクオリティの高いものを提供できるか、という点で大きな意味を持ちます。

ゆくゆくは今行っているタスク管理・工数管理を全社に適用していこうと考えています。社内の業務を更に効率化して、新規事業や社外とのシナジーに力を入れてどんどんビジネスを広げていきたいです。
社内ニーズはどんどんSalesforceに取り込んで定着化を促進させるよう取り組んでいるので、SMAGANNの今後の進化にも期待しています。

ちょうどその時、SalesforceのAppExchangeでSMAGANNを見つけました。前職でもSalesforceを使っていたこともあり、顧客やプロジェクトの管理はSalesforce上で一元管理できるように、Salesforceのプラットフォーム上で動くものを使いたいという思いがありましたので、これだ！と思いました。 SMAGANNはSalesforceと連携し、タイムラグがなくスケジュールの確認ができる という点においても、当初探していたツールのイメージと一致しました。使い方も簡単なので、すぐに使い始めることができました。

SMAGANNを使い始めると、スケジュールの作成は非常に簡単に行えました。1案件のスケジュールを作成するのに、チェックも合わせても15分、もっと慣れればそれ以下で可能です。関係者の作業が複雑に絡み合って進んでいく制作スケジュールも、ガントチャートできれいに可視化され、チームメンバーが担当している各タスクの進捗も、SMAGANNで管理できるようになりました。

そして作成よりも楽になったのはスケジュールの変更です。ドラッグ＆ドロップで簡単に日付をずらすことができますので、リスケが発生するたびに、Excelの日付を1つ1つ変更するという手間を省くことができました。更新したスケジュールはメンバーみんなでリアルタイムに共有できますので、何度もスケジュールの変更連絡をしなくても済むようになりましたし、お客様へスケジュールを共有する時には、SMAGANNのExcel出力機能を活用しています。

最新の状態を一元的に管理できるようになると、変更を連絡する時間やExcelに書き出す時間がぐんと減ります。例えばプロジェクトが終わるまでに3回スケジュールを各所に送り直しているとしたら1回1時間として3時間になります。それが「SMAGANNを見といて」で済むなら1分以下です。

スケジュールの管理が楽になった分、他のタスクに集中できる時間が増えるなど、スケジュール管理以外にもプラスの効果をもたらしてくれています。SMAGANNを更新しておけば、いつでも最新のスケジュールを把握できるようになったのは大きいですね。

SMAGANNでスケジュール管理の時間を削減して、その分、お客様やパートナーの方とのコミュニケーションに時間を使っています。お客様とクリエイターと関係者の間できちんとコミュニケーションがとれることは、当たり前のようでとても難しいことです。それに必要なマネジメント力を武器に、関係する方たちと一緒に誰もが『笑顔になる価値』を創造していきたいと考えています。